MAKALAH PERENCANAAN DAN RENCANA MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
MAKALAH TEORI ORGANISASI
PERENCANAAN DAN RENCANA
MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
Dosen Pengampu:
Drs. Orbit Thomas, M.Pd
Mahasiswa : I Wayan Putu Murna
NIM : AFD 113 002
KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS PALANGKA RAYA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN ILMU PENDIDIKAN
PROGRAM STUDI TEKNOLOGI PENDIDIKAN
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan Atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan karunia-Nya
kepada kita semua, sehingga saya dapat
menyelesaikan makalah Teori Organisasi tentang “Perencanaan dan Rencana
Manajemen dalam Organisasi”.
Adapun makalah Teori
Organisasi tentang Perencanaan
dan Rencana Manajemen dalam Organisasi ini telah saya usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan
bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.
Untuk itu saya tidak lupa menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu saya dalam pembuatan makalah ini.
Namun tidak lepas dari semua itu,
saya menyadari
sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi
lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka saya membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin
memberi saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat
memperbaiki makalah Teori Organisasi ini.
Akhirnya saya mengharapkan semoga dari makalah Teori Organisasi tentang Perencanaan dan Rencana Manajemen dalam
Organisasi ini dapat bermanfaat untuk kita semua sehingga dapat memberikan inspirasi terhadap pembaca.
Palangkaraya, 16 Oktober 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
Daftar Isi ........................................................................................................ii
Kata Pengantar ...............................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar
Belakang ....................................................................................1
B.Rumusan
Masalah ...............................................................................2
C.Tujuan
Penulisan .................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan dan Rencana Manajemen
dalam
Organisasi..............................................................................3
B.
Asas-Asas
Perencanaan beserta Keuntungan
Perencanaan dan
Kerugiannya dalam Organisasi............................4
C. Jenis-Jenis Rencana dalam
Organisasi...............................................6
D. Planning, Programming,
Budgeting dalam SP4................................7
BAB III PENUTUP
A.Kesimpulan .........................................................................................10
B.Saran ...................................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Era globalisasi menuntut kapasitas manajemen
organisasi dalam transformasi menuju perubahan manajemen dengan sistem
manajemen kontemporer atau yang lebih dikenal dengan sebutan “Total Quality
Manajemen (TQM)”. TQM merupakan suatu pendekatan yang dilakukan oleh suatu
organisasi dalam rangka memperbaiki kualitas “output”nya, menekan biaya
produksi dan meningkatkan produktivitasnya.
Pengadaan perencanaan strategik sangat diperlukan
untuk mencapai derajat TQM yang baik. Perencanaan strategik sebagai proses awal
manajemen strategik merupakan suatu proses di mana staf penuntun
organisasi menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur
serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.
Perencanaan strategik biasanya terdiri atas
unsur-unsur. Di antaranya yaitu: vision (gambaran masa depan), misi, asas-asas
penuntun, tujuan strategik, strategi untuk mencapai tujuan itu, dan rumusan
kegiatan pendukung. Perencanaan dan rencana manajemen oganisasi akan
mempermudah suatu organisasi dalam melaksanakan program yang akan dilaksanakan
dengan tujuan untuk mencapai sesuatu yang di inginkan oleh organisasi tersebut.
Organisasi mempunyai azas-azas yang merupakan
pola nilai-nilai yang perlu dianut dan dijadikan sebuah pedoman oleh tata laku
anggota organisasi. Nilai-nilai dari sebuah organisasi merupakan
prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut
dalam mencapai visi dan misinya. Daalm proses pembuatan rencana terdapat
beberapa faktor yang perlu diperhatiakan, diantaranya menetapkan tugas dan
tujuan, obsevasi dan analisa, menyiapkan segala kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi, dan menentukan jalan keluar dari setiap kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi.
Dalam
makalah ini, penulis akan membahas tentang pengertian perencanaan dan rencana
manjemen dalam organisasi, asas-asas perencanaan disertai dengan keuntungan dan
kerugiannya, jenis-jenis rencana, dan pengertian planning, progamming, dan
budgeting dalam SP4.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari perencanaan dan rencana manajemen dalam suatu
organisasi?
2. Apa saja asas-asas perencanaan beserta keuntungan perencanaan dan
kerugiannya dalam suatu organisasi?
3. Apa sajakah jenis-jenis rencana dalam suatu organisasi?
4. Apa yang dimaksud dengan planning, progamming, dan budgeting dalam SP4?
C.
Tujuan
Penulisan
1.
Untuk mengetahui pengertian dari
perencanaan dan rencana manajemen dalam suatu organisasi.
2.
Untuk mengetahui asas-asas perencanaan
beserta keuntungan perencanaan dan kerugiannya dalam suatu organisasi.
3.
Untuk mengetahui jenis-jenis rencana dalam
suatu organisasi.
4.
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan planning, progamming, dan budgeting dalam SP4.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan dan
Rencana Manajemen dalam Organisasi
Perencanaan (planning) merupakan suatu proses
yang dilakukan di awal untuk menetapkan berbagai hasil akhir (end results)
yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa yang akan datang. Strategi
menjelaskan tujuan strategik yang hendak dicapai. Tujuan strategik merupakan
keadaan yang dituntut untuk membawa organisasi ke arah vision (gambaran ideal
tentang di mana dan bagaimana organisasi berwujud pada masa yang akan datang)
yang dicanangkan. Dari pernyataan di atas disimpulkan bahwa perencanaan
strategik merupakan suatu proses dinamik yang dapat menggerakkan seluruh bagian
organisasi.
Perencanaan strategis merupakan salah satu bagian
penting dari TQM (Total Quality Manajemen). Tanpa arahan jangka panjang
yang jelas, sebuah institusi tidak dapat merencanakan peningkatan mutu.
Perencanaan strategis memungkinkan
formulasi-formulasi jangka panjang dan perubahan institusional berdasarkan
pertimbangan rasional. Antara kegiatan perencanaan dengan hasil akhir terdapat
jeda waktu (time lag). Semakin panjang rencana yang dibuat maka jeda
waktu antara perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai semakin lama,
dan derajat ketidakpastian pencapaian hasil akhir tersebut semakin besar.
Sebaliknya, semakin pendek jeda waktu antara perencanaan dengan target yang ingin
dicapai maka derajat ketidakpastian pencapaian hasil tersebut semakin kecil.
Proses perencanaan strategi dalam konteks
pendidikan tidak jauh berbeda dengan yang biasanya dipergunakan dalam dunia
industri. Alat-alat yang digunakan untuk menentukan misi dan tujuan akhir, alat
untuk menganalisa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman juga hampir sama,
hanya perlu penerjemahan yang baik. Alat-alat tersebut merupakan proses
pemikiran anggota-anggota terhadap institusi yang mereka miliki. Seperti
mempertanyakan bagaimana keberadaan institusi di lingkungan sekitar, untuk
siapa dan apa institusi tersebut didirikan, dan lain
sebagainya.
Rencana strategis atau yang lebih dikenal dengan
rencana pengembangan usaha atau institusi merupakan rincian tolok ukur-tolok
ukur yang kelak digunakan institusi untuk mencapai misinya. Rencana strategis
biasanya disusun dalam skala waktu menengah, di atas tiga tahun. Tujuannya
untuk memberi pedoman dan arahan kepada institusi.
Organisasi dapat melakukan rencana strategis
apabila:
a. Dapat menggambarkan masa depannya secara jelas.
b. Dapat merumuskan atau menyimpulkan missinya.
c. Dapat membedakan missinya dengan missi organissai
di atasnya.
d. Dapat mengetahui “customers” nya yang
penting.
e. Terdapat pimpinan yang menghayati perlunya
kualitas dan produktivitas.
B.
Asas-Asas Perencanaan beserta Keuntungan Perencanaan dan Kerugiannya
dalam Organisasi
1. Asas-asas
perencanaan dalam suatu organisasi
Asas-asas perencanaan dalam suatu organisasi
merupakan pola nilai-nilai yang perlu dianut oleh tata laku anggota organisasi.
Nilai-nilai dari sebuah organisasi merupakan prinsip-prinsip yang menjadi dasar
operasi dan pencarian organisasi tersebut dalam mencapai visi dan misinya.
Nilai-nilai tersebut mengekspresikan kepercayaan dan ciat-cita institusi.
Statemen-statemen yang terdapat pada nilai-nilai
perencanaan harus bisa dikomunikasikan ke seluruh bagian institusi. Nilai-nilai
tersebut yang mengemudikan organisasi dan memberikan arah. Nilai-nilai tersebut
disesuaiakn dengan lingkungan di mana institusi tersebut beroperasi.
Nilai-nilai tersebut harus meanancapkan hubungan yang baik dengan para
pelanggan maupun para staf.
Setiap institusi menentukan nilai-nilai yang
sesuai dengannya. Beberapa hal yang tercantum dalam nilai-nilai sebuah
organisasi, antara lain yaitu:
a. Kita mengutamakan para pelajar kita
b. Kita bekerja dengan standar integritas
profesional tertinggi
c. Kita bekerja sebagai tim
d. Kita memiliki komitmen terhadap peningkatan yang
kontinu
e. Kita memberi kesempatan yang sama pada semua
f. Kita akan memberikan mutu pelayanan yang
tertinggi.
2. Keuntungan perencanaan dalam suatu organisasi
Apabila perencanaan dilaksanakan dengan benar dan
didukung oleh komitmen pemimpin, maka perencanaan dapat memberi manfaat bagi
organisasi. Di bawah ini beberapa manfaat dari suatu perencanaan dalam
orgaisasi, yaitu:
a) Perencanaan strategik dapat memperkuat “critical
mass” menjadi tim yang kompak, karena diarahkan untuk menganut nilai-nilai
pokok, sistem utama, dan tujuan bersama.
Critical
mass merupakan kelompok tenaga inti
suatu organisasi yang memiliki motivasi, “aptidute” dan pengetahuan
mendasar (profound knowledge) untuk meningkatkan kualitas dan
produktivitas organisasi.
b) Perencanaan strategik dapat membantu untuk
mengoptimisasikan “performance” organisasi. “performance”
organisasi meningkat apabila seluruh fungsi atau bagian organisasi bekerjasama
secara serasi.
c) Perencanaan strategik dapat membantu pimpinan
untuk selalu memusatkan perhatian dan menganut kerangka bagi perbaikan secara
kontinu.
d) Perencanaan strategik memberikan pedoman bagi
pengambilan keputusan sehari-hari
e) Perencanaan strategik selalu memberi kemudahan
dalam mengukur kemajuan organisasi, yaitu dalam usaha mencapai tujuannya untuk
memperbaiki kualitas dan produktivitas.
3. Kerugian perencanaan dalam suatu organisasi
Beberapa hal berikut ini adalah
persoalan-persoalan yang sering timbul dalam kaitannya dengan proses
perencanaan antara lain yaitu:
a. Tidak ada visison yang baik.
b. Pandangan miopi (jangka pendek).
c. Sulit untuk mengukur sukses.
d. Tidak ada niat untuk mengukur.
e. Persoalan bahasa.
f. Rencana di berkas.
g. Terkotak-kotak (tidak saling berhubungan).
h. Rencana jangka panjang tidak diumumkan (hanya
eselon atas yang mengetahuinya, sehingga para karyawan eselon bawah sulit
bekerja sesuai dengan yang digariskan eselon atas).
i.
Rencana
jangka panjang tidak berkait dengan pekerjaan sehari-hari (pekerjaan
sehari-hari karyawan tidak diintegrasikan demi tujuan organisasi).
j.
Tidak
dapat menangani keadaan darurat.
k. Tidak ada kontinuitas (kesulitan bagi pejabat
baru untuk meneruskan rencana yang ada).
l.
Tidak
didukung sumber daya.
m. Rencana dibuat oleh konsultan (pihak luar
organisasi).
n. Kurang komunikasi.
C.
Jenis-Jenis Rencana dalam
Organisasi
Berdasarkan
jangka waktunya, rencana terbagi menjadi 2 macam yaitu:
1. Rencana jangka panjang( long term plan)
Merupakan
rencana yang memiliki jangka waktu lima tahun lebih.
2. Rencana jangka pendek( short term plan)
Merupakan
rencana yang memiliki jangka waktu satu sampai tiga tahun.
Pembagian jenis rencana dapat dilihat dari antara
jenis rencana yang dibuat dan jenis keputusan yang dibuat. Pada saat perusahaan
berhubungan dengan berbagai aktifitas/masalah yang membutuhkan keputusan rutin
(programmed decision), perusahaan dapat membuat rencana yang bisa
diterapkan untuk mengatasi berbagai aktivitas atau masalah rutin trsebut.
Rencana ini disebut sebagai rencana berkelanjutan (standing plan).
Misalnya aturan, kebijakan dan standard operating procedure (SOP).
Sebaliknya, perusahaan dapat mengembangkan
rencana yang ditujukan untuk mengatasi masalah program yang tidak terprogram (unprogrammed
decision) rencana ini disebut sebagai single-use plan. Proses pembuatan
rencana akan dijelaskan sebagai berikut:
a) Menetapkan tugas dan tujuan
b) Observasi dan analisa
c) Mengadakan kemungkinan-kemungkinan, seperti
kemungkinan besar biaya, lamanya penyelesaian, dan efektivitas-efektivitas
lainnya
d) Menentukan sintesa (alternatif dari
kemungkinan-kemungkinan).
D.
Planning, Programming,
Budgeting dalam SP4
SP4 atau PPBS (Planning, Programming, Budgeting
System) merupakan perencanaan yang diperlukan dalam melaksanakan proyeksi
maupun untuk memperkirakan tingkat perkembangan dalam kurun waktu tertentu.
Dalam persiapannya biasanya dikenal:
1. Model untuk analisis demografis dan proyeksi
penduduk
2. Model untuk memproyeksikan enrolmen (jumlah siswa
terdaftar) sekolah
3. Model untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja
4. Cost benefit/investment efficiency approach
(pendekatan efektivitas biaya) yaitu, penentuan besarnya investasi dalam dunia
pendidikan sesuai dengan hasil keuntungan atau efektivitas yang akan diperoleh.
Model- model di atas sering dipakai untuk
menganalisis proyek-proyek dalam kriteria efisiensi dan efektivitas ekonomis.
Melalui model tersebut dapat diketahui proyek yang paling fleksibel dan baik
sehingga dapat dijadikan sebagai alternatif penanggulangan terhadap masalah
yang dihadapi.
Berikut akan dijelaskan planning, programming, dan budgeting. Antara lain
yaitu:
a. Planning
Perencanaan merupakan proses menetapkan target spesifik pada kinerja dengan
mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal dalam organisasi. Perencanaan
ini ditetapkan oleh manajer untuk meramalkan arah pada jangka waktu yang
panjang.
Perencanaan memiliki unsur-unsur antara lain yaitu:
1) Tindakan apa yang harus dilakukan
2) Mengapa tindakan tersebut harus dilakukan
3) Di mana tindakan tersebut dilakukan
4) Kapan tindakan tersebut dilakukan
5) Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
b. Programming
Program merupakan serangkaian kegiatan yang
memilki durasi waktu tertentu, yang bertujuan untuk mendukung tercapainya
tujuan oragnisasi. Misalnya, program periklanan (advertising program)
oleh sebuah perusahaan diawali dengan perumusan pesan iklan yang ingin
disamapaikan kepada para konsumen dan diakhiri dengan evaluasi pasca penempatan
iklan di media (TV, radio, dan lain-lain).
Perumusan pesan iklan merupakan aktivitas awal
program periklanan sebuah organisasi. Untuk merumuskan pesan iklan, organisasi
dapat dibantu oleh advertising agency (pihak periklanan). Iklan yang
dibuat dijadikan sebagai penunjang pencapaian tujuan organisasi.
c. Budgeting
Budget atau yang lebih dikenal sebagai anggaran
merupakan penerjemahan program ke dalam satuan numerik. Anggaran tidak dapat
disusun dengan baik apabila organisasi tidak memiliki program yang jelas. Hal
tersebut dikarenakan setiap rupiah yang akan dikeluarkan dalam anggaran mengacu
kepada program yang akan dilaksanakan oleh organisasi.
Secara garis besar, budget yang disusun oleh
perusahaan dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu master budget
dan capital budget. Berikut penjelasan keduanya:
1. Master Budget
Master budget menunjukkan keseluruhan perencanaan
organisasi dalam satuan numerik dalam periode tertentu dan biasanya bersifat
jangka pendek. Master budget terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
a) Operating budget, berisi berbagai hasil yang
diharapkan dari operasi organisasi selama periode anggaran dalam bentuk
estimasi revenues, expenses, dan income.
b) Financial budget, berisi proyeksi jumlah, sumber,
dan penggunaan kas serta berbagai sumber daya lain, yang digunakan dalam
operasi perusahaan termasuk saldo akhir dari kas dan berbagai sumber daya
lainnya.
2. Capital budget
Capital budget merupakan budget yang disiapkan
organisasi apabila organisasi membutuhkan investasi yang besar, yang mana
organisasi tersebut memiliki jangka waktu pengambilan investasi yang panjang.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari penjelasan tersebut diatas mengenai Perencanaan
dan Rencana Manajemen dalam Organisasi dapat disimpulkan bahwa:
1)
Perencanaan
merupakan proses yang dilakukan di awal untuk menetapkan berbagai hasil akhir (end
results) yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa yang akan datang.
2)
Rencana
merupakan rincian tolok ukur-tolok ukur yang kelak digunakan institusi untuk
mencapai misinya.
3)
Asas-asas
perencanaan dalam organisasi pola nilai-nilai yang perlu dianut oleh tata laku
anggota organisasi. Nilai-nilai dari sebuah organisasi merupakan
prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut
dalam mencapai visi dan misinya.
4)
Keuntungan
perencanaan antara lain:
a. Memperkuat “critical mass” menjadi tim
yang kompak
b. Mengoptimisasikan “performance”
organisasi.
c. Membantu pimpinan untuk selalu memusatkan
perhatian dan menganut kerangka bagi perbaikan secara kontinu.
d. Memberikan pedoman bagi pengambilan keputusan
sehari-hari
e. Memudahkan dalam mengukur kemajuan organisasi
5)
Kerugian
dari perencanaan antara lain yaitu:
a) Tidak ada visison yang baik
b) Pandangan miopi (jangka pendek)
c) Sulit untuk mengukur sukses
d) Tidak ada niat untuk mengukur
e) Persoalan bahasa
f) Rencana di berkas
g) Terkotak-kotak (tidak saling berhubungan)
h) Rencana jangka panjang tidak diumumkan
i)
Rencana
jangka panjang tidak berkait dengan pekerjaan sehari-hari
j)
j)Tidak
dapat menangani keadaan darurat
k) Tidak ada kontinuitas
l)
l)Tidak
didukung sumber daya
m) m) Rencana dibuat oleh konsultan (pihak luar
organisasi)
n) n) Kurang komunikasi.
6) Jenis-jenis rencana antara lain yaitu:
a. Berdasarkan jangka waktunya ada dua macam, yaitu:
1) Rencana jangka panjang
2) Rencana jangka pendek
b. Berdasarkan jenis rencana dan keputusan yang
dibuat ada dua macam, yaitu:
1) Rencana berkelanjutan (standing plan)
2) Single-up plan
7) Planning, programming, budgeting dalam SP4
SP4 merupakan perencanaan yang diperlukan dalam
melaksanakan proyeksi maupun untuk memperkirakan tingkat perkembangan dalam
kurun waktu tertentu.
Planning merupakan
proses menetapkan target spesifik pada kinerja dengan mempertimbangkan kondisi
internal dan eksternal dalam organisasi. Progamming merupakan serangkaian kegiatan yang memilki
durasi waktu tertentu, yang bertujuan untuk mendukung tercapainya tujuan
oragnisasi. Budgeting merupakan penerjemahan program ke dalam satuan numerik.
B.
Saran
Agar Perencanaan dan rencana manjemen organisasi dapat berjalan dengan
baik maka diharapkan dalam sebuah organisasi memiliki tujuan yang jelas,
kerjasama anggota yang baik, menyusun program pelaksanaan, serta melaksakan
kegiatan Planning, programming, budgeting
dalam SP4 dengan baik.
Demikian makalah ini saya buat, semoga bermanfaat dan menambah ilmu bagi
pemakalah khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya. Saya yakin bahwa makalah ini jauh dari kempurnaan. Oleh sebab
itu, kritik dan saran dari Dosen pengampu dan para pembaca sangat saya butuhkan
untuk kesempurnaan makalah ini. Saya selaku pemakalah mengucapkan permohonan
maaf atas kekurangan dan kehilafan dalam penyusunan makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA
Thomas, Orbit. 2014. Teori Organisasi.
Palangka Raya
Hardjosoedarmo, Soewarso. 1996. Total Quality
Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta
Sallis, Edward. 2010. Total Quality Manajement
In Education. Jogjakarta: Penerbit Erlangga
Solihin, Ismail. 2010. Pengantar Manajemen.
Jakarta: Penerbit Erlangga
Hutapea Parulian, Thoha Nurianna.
2008. Kompetensi Plus Teori, Desain, Kasus dan Penerapan untuk HR serta
Organisasi yang Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
0 Komentar:
Posting Komentar
Berlangganan Posting Komentar [Atom]
<< Beranda